Dokumentenscanner

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Top Dokumentenscanner für mehr Ordnung und Platz an Ihrem Arbeitsplatz!

Wenn es darum geht, mehr als nur einige Seiten zu scannen oder gar auf das papierlose Büro umgestellt werden soll, reichen die in vielen Multifunktionsgeräten (Kombination aus Drucker, Scanner und Kopierer) integrierten Flachbettscanner nicht mehr aus. Für diese Aufgabe empfiehlt sich ein Dokumentenscanner. Diese Geräteklasse ist darauf spezialisiert, gleich einen ganzen Dokumentenstapel beidseitig zu scannen, verfügt meist über mehrere Anschlussmöglichkeiten sowie spezielle Software zur Archivierung der Dokumente.

Scanvolumen - wie viele Seiten sollen gescannt werden?

Ein wichtiges Merkmal eines Dokumentenscanners ist die Kapazität des automatischen Dokumenteneinzugs (ADF). Je nach Modell können z.B. 30, 50 oder 75 Seiten auf einmal in den Einzug eingelegt werden. Diese werden dann automatisch nacheinander eingescannt. Dabei arbeiten so gut wie alle Geräte im Duplexbetrieb, wobei Vorder- und Rückseite in einem Arbeitsgang eingescannt werden. Die Scanauflösung liegt bei vielen aktuellen Geräten bei 600 dpi, was für eine saubere und gut lesbare Darstellung sorgt. Hat man sehr viele Seiten zu scannen, sollte auch der Scan-Geschwindigkeit besondere Beachtung geschenkt werden. Die Werte gängiger Dokumentenscanner rangieren z.B. im Bereich von 20-40 Seiten pro Minute, können bei professionellen Büroscannern aber auch deutlich darüber liegen.

Schnittstellen – wer nutzt den Dokumentenscanner?

Neben der üblichen USB 2.0- oder 3.0-Schnittstelle, welche den Dokumentenscanner per USB-Kabel mit dem Arbeitsplatz-PC verbindet, bieten einige Modelle zusätzlich eine LAN- bzw. WLAN-Schnittstelle, welche den Scanner mit dem Arbeitsplatz- oder Firmennetzwerk verbindet. Während der Anschluss über USB vor allem für den Einzelplatz-PC in Frage kommt, bieten sich LAN und WLAN vor allem dann an, wenn der Dokumentenscanner von mehreren PCs, z.B. in einer Büro-Arbeitsgruppe, genutzt werden soll. Dabei ist darauf zu achten, dass die mitgelieferte Software diesen Modus auch unterstützt. Neben den PCs gewinnen mobile Endgeräte immer mehr an Bedeutung. Daher bieten zunehmend mehr Hersteller kabelloses Scannen auf mobile iOS- oder Android-Geräte an.

Funktionsumfang - was leistet die mitgelieferte Software?

Das zu einem Dokumentenscanner mitgelieferte Softwarepaket macht oft den entscheidenden Unterschied aus. Natürlich sollte der Dokumentenscanner zum Betriebssystem des PCs passen. Nicht alle Hersteller liefern z.B. auch eine MAC- oder Linux-Version mit. Die meisten Geräte bieten neben PDF und JPG auch Word und Excel als Ausgabeformat für die gescannten Dokumente an. Bei PDF-Dateien sollte darauf geachtet werden, dass die Software durchsuchbare Dokumente erstellen kann. Hierbei wird direkt nach dem Scannen eine optische Texterkennung (OCR) durchgeführt. Auf diese Weise können die gescannten Dokumente später nach Schlagworten durchsucht werden. Neben den Standardfunktionen, wie z.B. dem Ausdrucken oder dem E-Mail-Versand eines Dokuments bieten einige Hersteller weitergehende Möglichkeiten. Nützlich sind z.B. das nachträgliche Zusammenfügen mehrerer Dokumente zu einer einzigen PDF-Datei, das Löschen einzelner Seiten aus einem PDF oder das Scannen direkt in einen Cloud-Speicherdienst, wie z.B. Google Drive. Einige Dokumentenscanner, wie z.B. der Fujitsu ScanSnap iX500 Dokumentenscanner können darüber hinaus Visitenkarten einscannen, wobei Name, Firma, Telefon- und Fax-Nummer erkannt und den passenden Feldern in der Software zugeordnet werden.

Fazit – den richtigen Dokumentenscanner finden

Nachdem Einsatzgebiet, Scanvolumen und benötigter Funktionsumfang der mitgelieferten Scan-Software feststehen und zudem der Gerätepreis im Rahmen des eingeplanten Budgets liegt, sollte dem erfolgreichen Einsatz eines Dokumentenscanners im papierlosen Büro nichts mehr im Wege stehen.... mehr anzeigen